Es werden immer höhere Qualitätsansprüche an Unternehmen und deren Prozesse gestellt. Zertifizierungen und optimierte Prozesse sind nicht nur für das Unternehmen selbst von Vorteil, sondern dienen auch Kund*innen als Anreiz für mehr Vertrauen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen alle wichtigen Facetten des QM Managements vor. Dafür gehen wir zunächst darauf ein, was genau unter QM Management zu verstehen ist. Anschließend werfen wir einen Blick auf die Aufgaben und Probleme, denen Sie bei QM Systemen gegenüberstehen. Den Abschluss des Artikels bildet die Vorstellung einer einfachen Lösung für Ihr QM Management. Mit unserer QM Management Software können Sie sich bequem zertifizieren lassen und Ihre Prozesse optimieren.

Beginnen wir jedoch zunächst mit der Definition von Qualitätsmanagement.

Was ist Qualitätsmanagement?

Unter Qualitätsmanagement versteht man den Aufbau eines Systems, das die Überwachung und Verbesserung Ihrer Prozesse und vor allem der Prozessqualität ermöglicht. Ziel des Qualitätsmanagements sind in der Regel verbesserte Prozessabläufe, hochwertigere Produkte & Dienstleistungen, sowie die Einhaltung von Normen (wie bspw. der ISO 9001).

Die Qualitätsmanagement Aufgaben und Ziele für mehr Unternehmenserfolg

Es gibt einige Aufgaben des Qualitätsmanagements, die wir uns in diesem Absatz genauer ansehen möchten. So können Sie hoffentlich noch besser nachvollziehen, wofür ein gutes Qualitätsmanagement System zuständig ist und wie es Ihren Arbeitsalltag vereinfacht.

	Optimierung der Prozesse. Innerhalb des QM Managements ist die Optimierung Ihrer internen und externen Prozesse quasi der wichtigste Punkt. Ihr Qualitätsmanagement sorgt dafür, dass mögliche Fehler aufgedeckt werden und so die Effizienz erhöht werden kann.
	Normen und Anforderungen erfüllen. Eine Qualitätsmanagement ISO 9001 Zertifizierung garantiert hohe Qualität und zeigt Ihren Kund*innen so, dass Ihr Unternehmen vertrauensvoll ist. Mit Ihrem QM Management können Sie dafür sorgen, dass Ihre Prozesse und Abläufe die geforderten Ansprüche erfüllen.
	Audits ermöglichen. Ein Audit vergleicht den Soll- mit dem Ist-Zustand und stellt dadurch sicher, dass diese Anforderungen auch erfüllt werden können. In unserem Artikel zu Audits im Qualitätsmanagement sind wir genauer darauf eingegangen.

Welche Bedeutung kommt dem QM für den Unternehmenserfolg zu?

Die Bedeutung von QM für den Unternehmenserfolg ist nicht zu unterschätzen. Das passende QM-System kann Ihr Unternehmen erfolgreicher machen und Ihnen Wettbewerbsvorteile erschließen.

Beim Einsatz von QM Systemen verfolgen unsere Kund*innen in der Regel drei verschiedene Ziele. Jedes dieser Ziele kann durch unsere QM Management Software erreicht und abgedeckt werden.

	Vermeidung von Kosten. Diese entstehen durch Fehler und Risiken innerhalb von Prozessen und Aufgaben. Mit unserem Qualitätsmanagement System gehören diese Risiken und Probleme schnell der Vergangenheit an.
	Höhere Kund*innenzufriedenheit. Je besser die Qualität Ihrer Produkte & Dienstleistungen ist, desto besser ist in der Regel auch die Qualität Ihrer Kund*innenbeziehungen. Eine Optimierung Ihrer Prozesse spart also nicht nur Kosten ein, sie bringt Ihnen auch eine Umsatzsteigerung.
	Zertifizierungen erhalten. Um eine Zertifizierung gem. ISO Norm zu erhalten, müssen Sie gewisse Mindestanforderungen einhalten. Diese werden bei einem Audit durch einen externen Zertifizierer überprüft und bestätigt.

Die Erfüllung dieser drei Ziele führt zu einem Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen, die nicht auf ein hochwertiges QM Management per Software zurückgreifen. Erschließen auch Sie sich mit unserer Software neue Vorteile und führen die Digitalisierung voran.

Tipps für die Zertifizierung Ihres QM Managements

Ein mögliches Ziel innerhalb Ihres Qualitätsmanagement Systems ist die Zertifizierung gem. ISO 9001. Diese Zertifizierung stellt an sich kein Problem dar, wenn Sie mit unserer Software ein hochwertiges QM Management aufbauen.

Dennoch möchten wir Ihnen an dieser Stelle ein paar Tipps geben, mit denen Sie Ihre Zertifizierung besser vorbereiten können.

Tipp 1) Ausreichend Zeit geben. Wenn Sie heute ein QM Management einführen, können Sie nicht bis zum Ende der nächsten Woche alle Prozesse dokumentiert, optimiert und umgestellt haben. Bleiben Sie realistisch und machen Sie sich keinen Zeitdruck. Besser Sie sind erst zu einem späteren Zeitpunkt zertifiziert, als dass Sie in kürzerer Zeit die externe Überprüfung nicht bestehen.

Tipp 2) Klar definieren, was das Ziel ist. Sie können nie alle Prozesse vollständig abbilden und definieren. In vielen Fällen müssen Sie spontan reagieren oder flexibel sein. Setzen Sie sich deshalb ein bestimmtes Ziel (bspw. die 80-20 Regel). Bei dieser beschreiben Sie den Regelfall, der auf ca. 80% der Fälle Ihrer Prozesse zutrifft. Die Sonderfälle und Ausnahmen die unter die restlichen 20% fallen, werden bei dieser Betrachtung hinten angestellt.

Tipp 3) Aktionsplan festlegen. Nachdem Sie ein Audit durchgeführt haben, sollten Sie entsprechende Maßnahmen ableiten. Diese sollten bestenfalls in einem Aktionsplan aufgenommen werden. So haben Sie die Aufgaben stets vor Augen und können wie bei einer Checkliste die einzelnen Schritte abhaken.

Tipp 4) Zuständigkeiten zuweisen. Legen Sie direkt nach dem Definieren der Maßnahmen fest, welche Aufgaben durch welche Mitarbeiter*innen erledigt werden sollten. Nur durch eine klare Zuweisung werden alle Aufgaben fristgerecht erledigt und Ihre Zertifizierung kann durchgeführt werden.

Tipp 5) Nach der Zertifizierung weiter überprüfen. Das Ziel einer Zertifizierung ist es, Ihre Prozessqualität unter Beweis zu stellen. Wenn Sie die Anforderungen erfüllen, sollten Sie sie jedoch nicht gleich im Anschluss wieder vergessen und ignorieren. Überwachen Sie, ob Ihre Prozesse auch in Zukunft weiterhin den Ansprüchen genügen. Ihre Kund*innen und Mitarbeiter*innen werden es Ihnen danken.

Es gibt viele Probleme, die sich innerhalb des Qualitätsmanagement Systems ergeben können. Diese Probleme müssen adressiert und von vorneherein angegangen werden, damit Ihr QM Management nicht darunter leidet.

In den letzten Jahren haben wir immer wieder miterlebt, wie Probleme und Herausforderungen selbst gute QM Systeme untergraben können. Wir haben daraus gelernt und unsere QM Management Software entsprechend angepasst.

Damit auch Sie die Fehlerquellen von Beginn an vermeiden können, haben wir die wichtigsten zusammengestellt.

• Bei der Fehlersuche nicht ehrlich oder aufmerksam genug sein. Hand aufs Herz: Fehler zu finden ist nicht schwer, sie sich einzugestehen dagegen sehr. Dementsprechend sind sich viele Unternehmer*innen sehr wohl der einzelnen Probleme bewusst, spielen diese aber herunter oder ignorieren sie.

Selbst das beste QM Qualitätsmanagement kann nicht viel ausrichten, wenn Fehler ignoriert werden. Aus diesem Grund müssen Sie so ehrlich zu sich selbst sein, wie es nur möglich ist. Schätzen Sie Risiken und Probleme realistisch ein - auch, wenn es wehtut.

Nur auf diese Weise können Sie mögliche Probleme beheben, bevor diese sich zu Katastrophen ausbreiten.

• Audits regelmäßig durchführen. Das QM Management ist ein andauernder Prozess und keine einmalige Sache. Es reicht aus diesem Grund nicht, wenn Sie einen Prozess zu Beginn einmal kontrollieren und diesen dann für alle Zeit unüberwacht und unverändert lassen. Anforderungen und Probleme können sich verändern. Führen Sie deshalb in regelmäßigen Abständen einen Audit durch und kontrollieren Sie die Veränderungen.

• Zuständigkeiten und Berechtigungen nicht klar zuteilen. Dieses Problem tritt nicht nur im QM Management zutage, ist aber dennoch sehr schwerwiegend. Wenn Ihre Mitarbeiter*innen nicht die Berechtigung haben, eine Veränderung durchzuführen, kann auch Ihr QM Qualitätsmanagement keine Verbesserung herbeiführen. Selbiges gilt, wenn Ihre Mitarbeiter*innen sich nicht für die jeweilige Aufgabe verantwortlich fühlen.

• Keinen sauberen Übergang durchführen. Der Wechsel auf unsere QM-Management Software ist innerhalb eines Tages umsetzbar. Wichtig hierbei ist jedoch, dass Sie die Software konsequent in allen Abteilungen und Bereichen einsetzen. Ansonsten kommt es dazu, dass wichtige Prozesse und Abläufe nicht dargestellt werden und Ihr Unternehmen mit zwei Methoden arbeitet.

Aus diesem Grund sollten Sie sich Zeit lassen. Das System ist zwar innerhalb eines Tages technisch installiert, der inhaltliche Aufbau dauert aber meist mehrere Monate. Diese Zeit sollten Sie sich unbedingt für den Übergang nehmen.

Falls Sie zur Umstellung Fragen haben oder dabei Hilfe benötigen, können Sie uns sehr gerne kontaktieren. Wir können gemeinsam dafür sorgen, dass der Wechsel problemlos innerhalb eines Tages möglich ist. Die Digitalisierung Ihres QM Qualitätsmanagements ist bei QM-Pilot schnell und unkompliziert.

Wir hoffen, dass diese Übersicht Ihnen dabei hilft, einige Fallstricke und Probleme von Beginn an zu vermeiden und das volle Potenzial Ihres Qualitätsmanagement Systems auszunutzen.

Es gibt einige Vorteile, die sich aus der Nutzung eines digitalen QM Managements ergeben. In diesem Absatz möchten wir Ihnen einen kurzen Überblick darüber geben, was Sie bei unserer Software erwartet und wie unsere Tools Ihnen bei der Sicherstellung einer hohen Prozess- und Managementqualität helfen.

Sie profitieren bei uns von folgenden Vorteilen:

Höhere Mitarbeiter*innenzufriedenheit. Ungenaue Anweisungen, die ständige Suche nach Dokumenten und Probleme mit der Produktqualität sind nicht nur schlecht für Ihre Finanzen, sie beeinträchtigen auch die Mitarbeiter*innenzufriedenheit. Mit unserer Software steht Ihnen ein holistisches Programm zur Verfügung, mit dem Sie sich stets zurechtfinden und den Überblick behalten.

Zufriedenere Kund*innen. Eine höhere Qualität von Prozessen, Produkten und Dienstleistungen macht sich bei der Reaktion Ihrer Kund*innen bemerkbar. Zufriedenere Kund*innen machen Werbung für Sie und werden eher ein zweites Mal einkaufen. So lohnt sich die Berücksichtigung von Kund*innenzufriedenheit auch aus finanzieller Sicht.

Zertifizierung. Mit einer Zertifizierung können Sie unter Beweis stellen, dass Ihr Qualitätsmanagement ISO 9001 konform ist und dadurch gewisse Mindestanforderungen erfüllt. Diese Mindestanforderungen sorgen erstens dafür, dass Ihre Prozesse weniger fehleranfällig und damit effizienter sind. Zudem können sich Ihre Kund*innen auf die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen verlassen und werden sich dadurch eher zu einem Einkauf entscheiden.

Ausführliche Berichte. Für die Überprüfung Ihrer Qualität werden Audits durchgeführt. Diese entsprechen einem Abgleich von festgelegten Soll- und den entsprechenden Ist-Zuständen. Mit unserer Software erhalten Sie einen ausführlichen Bericht, der Ihnen die wichtigsten Resultate und Erkenntnisse des Audits mitteilt. Darauf aufbauend können Sie entscheiden, welche Handlungsschritte nun innerhalb des QM Managements in Angriff genommen werden müssen.

Zeit- und Kostenersparnis. Unsere Software soll Ihre Arbeit erleichtern. Zu diesem Zweck haben wir in unser QM Management System viele Funktionen und Extras eingebaut, die Ihnen dabei helfen, schneller zu dokumentieren und zu analysieren. Ihre Mitarbeiter*innen sparen sich Arbeitszeit ein, was die Kosten für einen Audit weiter senkt. So entsteht ein sich selbst verstärkender Prozess, der Ihre Kosten weiter senkt und die Qualität erhöht.

Fazit- Mit einem digitalen QM Managementsystem zu mehr Erfolg und Spaß im Alltag

Das von uns erklärte Ziel ist einfach: Die Aufgaben des Qualitätsmanagements sollen einfacher, schneller, günstiger und angenehmer werden. Diesem Anspruch wird unsere QM Management Software gerecht. Mit unseren praktischen Tools und Funktionen können Sie bequem die Qualität Ihrer Prozesse erhöhen und eine Zertifizierung gem. ISO 9001 Norm vornehmen lassen.

Das sorgt nicht nur für zufriedenere Kund*innen, sondern auch für mehr Begeisterung bei Ihren Mitarbeiter*innen, deren Arbeit durch die Software deutlich erleichtert wird. Die Installation unserer Software lässt sich ohne Probleme innerhalb eines Tages bewerkstelligen. Bei Problemen oder Fragen können Sie sich jederzeit gerne an uns wenden.

Wenn Sie möchten, können wir zudem ein Erstgespräch vereinbaren. In diesem widmen wir uns Ihren Vorstellungen und Ansprüchen und überlegen gemeinsam, wie wir diese mit unserer Software in die Tat umsetzen können. Es ist uns sehr wichtig, dass Ihre Fragen und Anregungen geklärt und berücksichtigt werden.