Pro Arbeitstag verschwenden Ihre Arbeitnehmer*innen bis zu 20 Minuten mit der Suche nach den richtigen Dokumenten. Pro Jahr werden so zwei ganze Arbeitswochen für die Suche nach Dokumenten aufgewandt- und das pro Arbeitnehmer*in. Es besteht in den meisten Unternehmen ein deutliches Optimierungspotenzial was das Dokumentenmanagementsystem und die Verwaltung von Vorgabedokumenten angeht.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie und Ihre Mitarbeiter*innen mit unserer Dokumentenmanagement Software im Qualitätsmanagement bares Geld und viele Stunden sparen können. Dafür gehen wir zunächst darauf ein, was ein gutes Dokumentenmanagementsystem leisten kann und welche Vorteile sich daraus ergeben.

Unsere Kund*innen berichten immer wieder, wie die Umstellung auf unsere Software für das Dokumentenmanagement Ihren Arbeitsalltag vereinfacht haben. Um zu zeigen, wie eine Umstellung bei Ihrem Unternehmen aussehen könnte, nehmen wir einen Vergleich zwischen einem Dokumentenmanagement mit und ohne Software vor. Abschließend stellen wir Ihnen die einzelnen Schritte für die Umstellung vor.

So können Sie durch das Lesen des Artikels hoffentlich den Aufbau und die Funktionen unserer Software besser verstehen und Ihr Dokumenten Management System digitalisieren.

Was kann ein Dokumentenmanagementsystem?

Gute Dokumentenmanagementsysteme sorgen dafür, dass die richtigen Mitarbeiter*innen jederzeit auf die Dokumente zugreifen können, die für ihre Aufgaben wichtig sind. Dafür müssen Zugriffsrechte gewährt, ein Wissen über die relevanten Dokumente aufgebaut und diese ebenfalls zugänglich gemacht werden. Wenn Sie mit einer guten Software Dokumentenverwaltung betreiben, erfüllen Sie diese Anforderungen.

Wie funktioniert digitales Dokumentenmanagement?

Bei einem digitalen Dokumentenmanagement werden Ihre Dokumente und Prozesse online und per Software verwaltet. In diesem Absatz zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Dokumente mit unserer Software bequem und ohne Probleme organisieren und verwalten können.

Damit die Dokumentenmanagement Software Ihren Ansprüchen gerecht werden und Ihren Alltag erleichtern kann, müssen die einzelnen Funktionen gut abgestimmt sein. In diesem Abschnitt möchten wir Ihnen zudem kurz die einzelnen Tools und Funktionen vorstellen, die bei unserer Software zum Einsatz kommen.

Bei unserer Dokumentenmanagement Software können Sie Ihren Mitarbeiter*innen entweder die Funktion “Dokumente ansehen” oder die Funktion “Dokumente bearbeiten” zur Verfügung stellen. Je nach Einstellung verfügen Ihre Mitarbeiter*innen dadurch über unterschiedliche Zugriffsrechte.

Die Software läuft über einen Internet-Browser und kann dadurch über alle Geräte mit einer Internetverbindung genutzt werden. So können Sie ortsunabhängig und von verschiedenen Geräten aus arbeiten.

Damit Sie den Arbeitsablauf besser nachvollziehen können, möchten wir Ihnen die Erstellung und Verwendung eines neuen Dokuments im Detail vorstellen.

Im Prinzip müssen Sie bei der Bearbeitung von Dokumenten drei Schritte durchlaufen. Sie erstellen zuerst das Dokument mit den einzelnen Metadaten. Anschließend können Sie das Dokument bearbeiten und verwalten. Bei Bedarf können Sie auch Änderungen vornehmen und Berechtigungen verteilen. Als letzten Schritt können Sie Feedback zu bestehenden Aufgaben und Dokumenten einholen.

Wir haben Ihnen die wichtigsten Schritte und die Funktionsweise unserer Dokumentenmanagement Software nochmals in kleinen Schritten zusammengefasst:

• Metadaten festlegen. Beim ersten Schritt legen Sie die Metadaten wie Erstelldatum, Gültigkeitsdatum, Änderungsgründe, Nummer, Bezeichnung etc. fest. Die Metadaten helfen Ihnen beim Auffinden der Dokumente und der Bearbeitung. Bei Bedarf können Sie in unserer Dokumentenmanagement Software zusätzlich Kenndaten erfassen und diese entsprechend Ihrer Vorstellungen konfigurieren.
  
  

• Dokumente strukturieren. Je nach Wunsch können Sie eine eigene Ordnung für Ihre Dokumente anlegen und diese bspw. nach Abteilungen ordnen. Wir empfehlen unseren Kund*innen in der Regel, Dokumente mit den zugehörigen Prozessen zu verknüpfen. So finden Ihre Mitarbeiter*innen im Arbeitsalltag ohne große Probleme das zugehörige Dokument.
  
  

• Funktionen verwenden. Nachdem Sie die Metadaten innerhalb des Dokuments festgelegt haben, stehen Ihnen verschiedene Funktionen wie Prüfen und Freigeben, Öffnen, Historie anzeigen oder die Abonnentenverwaltung zur Verfügung. Nun können Sie mit Ihren Dokumenten arbeiten und sie bei Bedarf anpassen.
  
  

• Aufgaben, Dokumente und Prozesse überwachen. Da auch Ihre Mitarbeiter*innen die Dokumente verwenden, sollten Sie immer wieder den aktuellen Stand überprüfen. Hierfür können Sie Ihre Mitarbeiter*innen Feedback abgeben lassen oder die Anzahl der Zugriffe genau tracken.
  
  

Ihnen stehen viele Möglichkeiten zur Verfügung, die Ihnen dabei helfen, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Dies waren nur einige der Funktionen, die Sie nutzen können, wenn Sie mit unserer Software Dokumentenmanagement betreiben. Sie werden sich schnell zurechtfinden und mit Sicherheit noch weitere Extras und Funktionen entdecken, die Ihre Arbeit und Ihren Alltag erleichtern.

Nachdem wir uns angesehen haben, wie das Management per Software abläuft, betrachten wir nun die Dokumentenmanagementsystem Vorteile. Ein gutes Dokumentenmanagement System erleichtert Ihre Arbeit. Durch das Feedback unserer Kund*innen konnten wir unsere Dokumentenmanagement Software immer weiter optimieren.

So können wir dafür sorgen, dass sich für Sie einige Vorteile ergeben, wenn Sie auf unsere Software wechseln. Wir haben Ihnen die wichtigsten Vorteile unserer Dokumentenmanagement Software zusammengetragen und in einer kurzen Liste dargestellt:

• Schlagwort- und Volltextsuche. Wie zu Beginn des Artikels angesprochen wird viel Zeit für die Dokumentensuche aufgewendet. Unsere Schlagwort- und Volltextsuche hilft Ihnen dabei, erstellte Dokumente und Prozesse in sekundenschnelle zu finden.

• Favoriten. Damit Sie Ihre Dokumente noch schneller finden, können Sie diese auch als Favoriten markieren. Sollten Sie beispielsweise oft ein gewisses Dokument für die Rechnungserstellung benötigen, können Sie dieses als Favorit markieren und bekommen es direkt angezeigt.

• Dokumentenstruktur einfach anzulegen. Für eine noch schnellere Orientierung innerhalb Ihrer Document Management Software können Sie eine eigene und individualisierte Struktur anlegen. So können Sie die Dokumente und Prozesse beispielsweise nach Abteilungen oder nach Zuständigkeiten ordnen.

• Verlinkung mit Prozessen. Ihre Arbeitnehmer*innen sind häufig für einen gewissen Prozess zuständig. Für einzelne Prozesse werden in der Regel bestimmte Dokumente benötigt. Mit unserer Dokumentenverwaltung Software können Sie Prozesse mit den zugehörigen Dokumenten verlinken.

Dadurch werden keine Dokumente vergessen, die lästige Suche nach einem Dokument entfällt und auch neue Mitarbeiter*innen finden sich dank unserer Dokumentenmanagement Software schnell in einem Prozess zurecht.

Keine großen Verluste von internem Wissen bei Mitarbeiter*innenfluktuation. Wenn Arbeitnehmer*innen das Unternehmen verlassen, bringt das einige Probleme mit sich. Die Stelle muss neu besetzt werden, internes Wissen geht verloren und Teamdynamiken können zerstört werden. Unsere Dokumentenmanagement Software kann dabei helfen, zumindest einen Teil des Wissens im Unternehmen zu halten. Dies funktioniert so:

Ihre Mitarbeiter*innen kennen sich in der Regel am besten mit dem von ihnen betreuten Prozess aus und haben diesen im Regelfall optimiert. Durch unsere Software haben Ihre Mitarbeiter*innen die Möglichkeit, Prozesse zu erstellen und Dokumente anzulegen. Mit unseren Extrafunktionen wie dem Risikomanagement können zudem Gefahren detailliert dokumentiert und bewertet werden.

Falls Ihre Mitarbeiter*innen einen Prozess mit unserer Software detailliert protokolliert und die zugehörigen Dokumente eingefügt haben, finden sich neue Angestellte schneller zurecht. Sie können sich an dem erstellten Prozess orientieren und zudem eigene Ideen und Wünsche einbringen. Dem Verlust des internen Wissens wird somit zumindest ein wenig entgegengewirkt.

Änderungsfeed einsehbar. Dokumente und Prozesse müssen immer wieder aus verschiedenen Gründen optimiert und verändert werden. In vielen Fällen führt das zu Widerstand bei den dafür verantwortlichen Personen. Dieser Widerstand entsteht in der Regel dadurch, dass die Änderungen entweder nicht nachvollziehbar sind und/oder keinen Vorteil zu bringen scheinen.

Unsere Document Management Software verfügt über ein Änderungsfeed, in welchem Änderungen eingetragen und begründet werden können. So können Ihre Mitarbeiter*innen nachvollziehen, aus welchem Grund die Änderung vorgenommen wurde.

Kein “herumgeistern” von alten Dokumenten. Wie bereits angesprochen können verschiedene Begebenheiten dazu führen, dass Dokumente oder Prozesse angepasst werden müssen. Bei Dokumentenmanagementsystemen ohne Software führt dies oftmals dazu, dass es sowohl eine aktuelle als auch eine alte Version des Dokumentes gibt.

In vielen Fällen ist es nicht nachvollziehbar, welches Dokument aktuell ist und ob alle Mitarbeiter*innen auch dieses Dokument nutzen. Das kann sowohl rechtliche als auch finanzielle Risiken für Ihr Unternehmen bergen. Unsere Dokumentenverwaltung Software zeigt Ihnen stets nur die aktuellste Version eines Dokuments an (Sie können aber dennoch ältere Versionen im Archiv einsehen).

So ist dafür gesorgt, dass Ihre Mitarbeiter*innen stets die richtige Version eines Dokuments verwenden und Änderungen auch ihre volle Wirkung entfalten.

Zugriffsrechte einfach verwalten. Für bestimmte Dokumente müssen Zugriffsrechte festgelegt werden. Gerade wenn es um vertrauliche Daten geht, müssen die Zugriffsrechte bewusst erteilt werden. Dennoch sind nicht gewährte Zugriffsrechte und Zuständigkeiten ein weiterer großer Zeitfresser innerhalb Ihres Unternehmens.

Falls Ihre Mitarbeiter*innen eine Aufgabe erledigen möchten, dafür aber immer erst die Zustimmung der Vorgesetzten einholen müssen, hemmt das die Produktivität und die Arbeitsmoral. Bei unserer Dokumentenmanagement Software können Sie per Mausklick Zugriffsrechte und Zuständigkeiten verteilen.

Wie Sie sehen, können Sie durch den Einsatz unserer Dokumentenverwaltungssoftware von einigen Vorteilen profitieren. Sehr gerne können wir in einem persönlichen Gespräch Ihr Unternehmen und Ihre Voraussetzungen unter die Lupe nehmen. In diesem Erstgespräch formulieren wir passende nächste Schritte und helfen Ihnen dabei, unsere Dokumentenmanagement Software passgenau einzusetzen.

Nutzen Sie einfach unser Kontaktformular, um einen passenden Termin zu vereinbaren!

Dokumentenmanagement Software Vergleich - Soll ich meine Dokumente mit oder ohne Software verwalten?

Bei unserem Dokumentenmanagementsystem Vergleich möchten wir Ihnen den Unterschied zwischen einer Verwaltung Ihrer Dokumente mit bzw. ohne Software zeigen. So können Sie besser entscheiden, ob Sie in Zukunft lieber Software verwenden oder weiterhin auf die Verwaltung im File System setzen möchten.

Manuelles Dokumentenmanagement ohne Software

Im Unternehmen A, das ohne Software für Dokumentenmanagement arbeitet, läuft der Arbeitsalltag in der Regel so ab:

Im Produktmanagement soll Martin heute das bestehende Dokument für die Nachbestellung von Hygieneartikeln verändern und an die zuständigen Mitarbeiter*innen versenden. Leider hat sich gestern seine Vorgesetzte Helena dazu entschieden, eine neue Dokumentenordnung einzuführen. Nach 15 Minuten hat Martin das Dokument endlich gefunden.

Er macht sich gleich daran, das Dokument entsprechend Helenas Vorschlägen zu verändern. So ganz gefallen ihm die Änderungen nicht, mit dem alten Dokument hat es schließlich nie ein Problem gegeben. Dennoch setzt er die Vorgaben um und sendet anschließend eine Rundmail an die restliche Belegschaft aus dem Produktmanagement.

Leider vergisst er dabei Sarah, die erst vor ein paar Wochen angefangen hat und deswegen noch nicht im Verteiler aufgenommen wurde. Martin lehnt sich zufrieden zurück, seine Aufgabe ist erledigt.

In den nächsten Tagen fällt Helena jedoch auf, dass nur drei der fünf Mitarbeiter*innen mit dem neuen Dokument arbeiten. Darüber hinaus wird klar, dass nur eine Mitarbeiterin wirklich mit dem Dokument zufrieden ist. Und das ist Helena.

Softwareunterstütztes Dokumentenmanagement

Nutzen wir für unseren Dokumentenmanagementsystem Vergleich das Unternehmen B, das bereits auf die Dokumentenmanagement Software von QM-Pilot setzt:

Katharina ist die Abteilungsleiterin des Produktmanagements in ihrem Unternehmen. Aufgrund von rechtlichen Anforderungen muss das Dokument für die Nachbestellung von Hygieneartikeln ausgebessert werden.

Dafür startet sie die Dokumentenmanagement Software und tippt in die Suchleiste “Nachbestellung von Hygieneartikeln” ein. Direkt erscheint das gesuchte Dokument, das Katharina sogleich bearbeitet. Nach nur wenigen Klicks und Wörtern ist die rechtliche Anforderung abgedeckt.

Katharina hinterlässt eine Notiz für den Änderungsgrund (Änderung aufgrund von rechtlichen Vorgaben, bei Rückfragen gerne melden) und überprüft, ob die Zuständigkeiten und Zugriffsrechte noch stimmen. Dabei bemerkt sie, dass der neue Mitarbeiter Thomas noch nicht für den Prozess der Nachbestellung als Abonnent eingetragen ist und fügt ihn mit einem Mausklick hinzu.

Abschließend wirft sie noch einmal einen Blick in den Änderungsfeed und sieht, dass die Änderung dort angezeigt wird. Zufrieden blickt sie auf Ihren Laptop und klappt ihn zu. Homeoffice kann wirklich einfach sein, wenn man über die passende Software verfügt.

Fazit

Wir hoffen, dass dieser Vergleich Ihnen ein wenig die Probleme eines Dokumentenmanagements ohne Software vor Augen geführt hat. Unserer Erfahrung nach ist die Verwaltung von Dokumenten mit Software deutlich weniger fehleranfällig, schneller und um einiges unterhaltsamer als ohne.

Viele unserer Kund*innen berichten uns, dass die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement Ihnen viel Zeit, Nerven und Geld einspart.

Hoffentlich gehören auch Sie bald zu diesen zufriedenen Kund*innen und können sich bei der Verwaltung Ihrer Dokumente auf unsere Dokumentenmanagement Software verlassen.

Wenn Sie bisher noch keine Software für die Dokumentenverwaltung nutzen oder mit Ihrer bisherigen Lösung unzufrieden sind, können Sie unkompliziert auf unserer Software umstellen. Die Einrichtung unserer Software ist problemlos innerhalb eines Tages möglich. Sie können quasi direkt mit der Arbeit beginnen und können sich bei Fragen jederzeit an unsere Mitarbeiter*innen richten.

Wenden Sie sich gerne an uns. Unsere Mitarbeiter*innen haben viel Erfahrung mit der Umstellung auf eine digitale Lösung für Ihr Dokumentenmanagement. Sehr gerne können wir auch in einem Erstgespräch besprechen, wie Sie am besten Ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren.

Dafür betrachten wir Ihre bisherige Lösung und sehen uns an, wie wir diese durch den Einsatz unserer Software optimieren und vereinfachen können.

Nutzen Sie gerne unser Kontaktformular, um Ihre Umstellung auf eine digitale Dokumentenmanagement Software in die Wege zu leiten. Wir freuen uns auf Sie und Ihre Anfrage!