Um unternehmensinterne Prozesse zu optimieren und zertifiziert zu werden, wird in vielen Fällen ein passendes Audit Management benötigt. Während in vielen Unternehmen dieses Audit Management noch “von Hand” betrieben wird, setzen immer mehr Unternehmen auf Audit Software.

In diesem Artikel sehen wir uns an, wie die passende Software Audits vereinfachen und wie Ihr Unternehmen von der Nutzung einer Softwarelösung im Audit System profitieren kann. Dafür betrachten wir die einzelnen Funktionen einer Audit Software und gehen auf die Vorteile ein, die ein digitales Audit System mit sich bringt.

Unser Ziel ist es, dass Sie am Ende des Artikels wissen, wie Sie eine Audit Management Software nutzen können, wenn Sie einen Audit durchführen. So können Sie besser nachvollziehen, welch große Bedeutung Audits per Software in einem erfolgreichen Unternehmen zukommen.

Was versteht man unter einem Audit und was ist Auditmanagement?

Ein sogenanntes Audit bezeichnet eine Untersuchung Ihrer Prozesse und Richtlinien im Hinblick auf die Qualität und daraufhin, ob Mindeststandards eingehalten werden. Ein Audit erfüllt dementsprechend zwei wichtige Aufgaben:

• Verbesserung Ihrer Prozesse. Ein Audit deckt Verbesserungspotentiale auf und ermächtigt Sie dadurch dazu, Ihre Prozesse zu optimieren. Aus diesem Grund sollten Sie immer wieder einen Audit durchführen und die Qualität Ihrer Abläufe überprüfen.

• Zertifizierung Ihrer Standards. Durch einen Audit können Sie feststellen, ob Ihr Unternehmen und vor allem Ihre Prozesse gewisse Mindeststandards einhalten und somit ISO-zertifiziert werden können.

Das Auditmanagement beschreibt die Steuerung und Kontrolle Ihrer einzelnen Audits. Je systematischer und organisierter Sie Audits durchführen, desto hochwertiger ist Ihr Auditmanagement. Zur besseren Verwaltung Ihrer Kontrollen können Sie Audit Management Software einsetzen. Wir werden nun die wichtigsten Funktionen und Vorteile dieser Audit Software vorstellen.

Mit Software einen Audit durchführen: Funktionen der Software

Bevor wir zu den Vorteilen kommen, möchten wir kurz auf die Funktionen unserer Audit Software eingehen. So können Sie nachvollziehen, wie unsere Software Ihren Arbeitsalltag vereinfacht und wie Sie durch die Verwendung eines Audit Programms profitieren.

• Anforderungen auf einen Blick erkennen. Um zu überprüfen, ob Ihre Prozesse die Qualitätsanforderungen erfüllen, müssen Sie diese zunächst formulieren. Hierfür können Sie bei der Software von QM-Pilot einen Kriterienkatalog anlegen. Anschließend können Sie diese Kriterien bequem innerhalb des Audits durchgehen und überprüfen.
  

• Verknüpfung. Um Ihren Prozess einfacher zu dokumentieren und zu überprüfen, können Sie alle Prozesse, Dokumente und Risiken mit dem Audit im Auditmanagement verknüpfen. Auch die Prozesse und Dokumente können untereinander verknüpft werden. So wird Ihre Dokumentation mit unserem Audit Programm vereinfacht und beschleunigt.

• Aktualität. Unsere Software stellt Ihnen stets die aktuellen Status des Audits zur Verfügung. Dadurch können Sie jederzeit sehen, wie weit Ihr Audit vorangeschritten ist und welche Maßnahmen noch erledigt werden müssen. Das vereinfacht Ihre Planung und die Delegation von Aufgaben innerhalb Ihres IT-Teams, anderer Teams und des gesamten Unternehmens.

• Berichte. Das Audit soll Verbesserungspotentiale aufdecken und dafür sorgen, dass Sie gewisse Standards einhalten. Damit diese wichtige Aufgabe noch besser umgesetzt werden kann, erhalten Sie bei unserem Audit Programm auf Wunsch einen übersichtlichen Auditbericht.

So können Sie Ergebnisse schnell einsehen und die notwendigen Schritte zur Verbesserung und Optimierung einleiten. Mit professionellen Berichten können Sie sich Zeit einsparen und sich direkt der Optimierung Ihrer Prozesse annehmen.

• Einfache Aufgabenzuweisung. Sobald Sie Verbesserungspotentiale erkannt haben, können Sie die Abweichungen direkt mit entsprechenden Maßnahmen und den dafür zuständigen Personen verknüpfen. So werden Ihre Prozesse schnell verbessert und die Zuständigkeiten sind stets klar geregelt.
  

Darüber hinaus können Sie in unserem Audit Programm den Bearbeitungsstand der zugewiesenen Maßnahmen verfolgen und sind deshalb stets über Fortschritte informiert.

• Risikobewertung. Wenn Sie mit unserer Software einen Audit durchführen, können Sie direkt eine Risikobewertung anschließen. Diese identifiziert mögliche Schwachstellen und Probleme und ermöglicht es Ihnen somit, diese zu beheben. Diese Bewertung können Sie durch unser zusätzliches Risikomodul durchführen.

Vorgehensweise im Detail: Die einzelnen Schritte eines Audits

Nachdem wir nun die Funktionen unserer Audit Software vorgestellt haben, möchten wir kurz auf die Vorgehensweise eingehen. In der Regel besteht ein hochwertiges Audit aus vier Schritten, die nacheinander abgehakt werden können. Zur Verdeutlichung dieser Schritte haben wir Ihnen ein kleines Diagramm erstellt.

• Vorbereitung: In dieser Phase legen Sie fest, in welchem Bereich ein Audit durchgeführt bzw. welcher Prozess untersucht werden soll. Sie sollten sich zudem ausreichend Zeit nehmen, den Prozess kennenzulernen und mögliche Fehlerquellen aufzudecken. Geben Sie Zielvorgaben vor und stellen Sie sich die Frage: Wie soll der Prozess aussehen?

• Durchführung des eigentlichen Audits: Bei diesem Schritt wird der Prozess im Hinblick auf die formulierten Zielvorgaben analysiert und Abweichungen werden festgestellt. In dieser Phase stellen Sie sich die Frage: Wie sieht der Prozess wirklich aus?

• Erstellung eines Berichts: Der Bericht dokumentiert die Erkenntnisse, die Sie in der vorherigen Phase gewonnen haben. Dieser Schritt ist sehr wichtig, da Sie auch in Zukunft immer wieder den Fortschritt der Maßnahmen kontrollieren können und so feststellen, ob sich durch das Audit etwas verändert hat.

• Veranlassung von Maßnahmen: Dieser letzte Schritt baut stark auf den Erkenntnissen aus Ihrem Bericht auf. Sie vergleichen den Soll-Zustand mit dem Ist-Zustand und leiten darauf aufbauend Maßnahmen ab, die Ihnen dabei helfen, den Soll-Zustand zu erreichen. Diese Maßnahmen sollten genau formuliert und einzelnen Mitarbeiter*innen zugewiesen werden.

Vorteile des Audit Qualitätsmanagements per Software

Da wir uns nun eingehend mit den einzelnen Funktionen unserer Software beschäftigt haben, möchten wir Ihnen nun die Vorteile aufzeigen, die die Verwendung von Audit Software mit sich bringt.

Wir haben Ihnen hierfür eine kurze Aufzählung mit den fünf wichtigsten Vorteilen zusammengestellt:

• Zeit einsparen. Eine Audit Software stellt Ihnen Vorlagen und Verknüpfungen bereit, mit denen Sie Aufgaben schnell zuweisen und abwickeln können. Durch die digitalisierte Eingabe und die klare Zuweisung von Zuständigkeiten wird der Zeitaufwand für den Audit und die sich ergebenden Maßnahmen reduziert.

Dadurch steht Ihnen mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben und Prozesse zur Verfügung und Ihr Unternehmen verbessert kontinuierlich seine Prozesse.

• Automatische Berichte. Unsere Software erstellt je nach Wunsch einen vollständigen Bericht des Audits. Dieser Bericht hilft Ihnen dabei, festgestellte Optimierungspotentiale auf einen Blick zu erkennen und den Fortschritt des Audits gezielt zu überwachen.
  
  
• Effizienz erhöhen. Das Ziel eines Audits ist es, Ihre Prozesse optimal zu gestalten. Dementsprechend wird sich die Nutzung unserer Audit Software ebenfalls in einer gesteigerten Effizienz widerspiegeln. Vor allem das integrierte Maßnahmenmanagement hilft Ihnen bei der besseren Abwicklung Ihrer Prozesse

Bedeutung von Audits für den Unternehmenserfolg

Wie bereits angesprochen, sind Audits dafür verantwortlich, dass Ihre Prozesse optimiert und Mindeststandards von Zertifizierungen eingehalten werden können. Die Audit Bedeutung für den Unternehmenserfolg sollte aus diesem Grund auf keinen Fall unterschätzt werden.

Ein effektives Audit Management hilft Ihnen dabei, Geld zu sparen, Ihre Kund*innen besser anzusprechen und weniger fehleranfällig zu sein. Insbesondere in Kombination mit einem funktionierenden Risiko- und Organisationsmanagement können Sie so Ihr Unternehmen erfolgreicher und widerstandsfähiger machen, indem Sie mit einem digitalen System Audits durchführen.

Tipps für hochwertige Audits

Um die eben genannten positiven Auswirkungen zu erzielen, müssen Ihre Audits qualitativ hochwertig sein. Nur dann können Ihre Audits die Qualität Ihrer Prozesse nachhaltig verbessern und die Einhaltung von Standards garantieren. Damit Ihre Audits noch professioneller gestaltet werden können, haben wir Ihnen Tipps zusammengestellt, die unserer Erfahrung nach sehr hilfreich sind.

• Vorbereitung ist alles. Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, den überprüften Bereich kennenzulernen. Nur so können Sie identifizieren, welche Aufgaben und Prozesse besonders wichtig sind und wo mögliche Fehlerquellen versteckt sein könnten.

• Denken Sie an Ihre Kolleg*innen. Fehlerquellen sind in vielen Fällen menschlicher Natur. Achten Sie darauf, behutsam mit den entsprechenden Mitarbeiter*innen umzugehen. Reden Sie zunächst mit den betroffenen Stellen und arbeiten Sie dann gemeinsam an einer zufriedenstellenden Lösung.

• Kommunizieren Sie richtig. Wenn Menschen auf Fehler hingewiesen werden, ist die richtige Kommunikation entscheidend für den Erfolg der Maßnahmen. Es nützt niemanden, wenn Sie Mitarbeiter*innen an den Pranger stellen und deren Arbeit infrage stellen. Kommunizieren Sie freundlich und weisen Sie einfühlsam auf Verbesserungsmöglichkeiten hin.

• Nutzen Sie unsere Software. Wir sind davon überzeugt, dass unsere Audit Software Ihnen Arbeit abnimmt und die Qualität Ihrer Audits erhöht. Unsere digitalen Tools helfen Ihnen dabei, schnell und einfach über den aktuellen Stand der Audits informiert zu werden und notwendige Maßnahmen unkompliziert zuzuweisen.

Fazit: Mit Audit Software können Sie Prozesse bequem optimieren

In diesem Artikel sind wir darauf eingegangen, wie Sie mit Audit Management Software Prozesse einfach und unkompliziert verwalten und optimieren können. Zertifizierungen gem. der ISO-Norm sind dank Ihrer Audits kein Problem mehr. Zudem können Sie sich Zeit und Geld einsparen und diese Ressourcen anderweitig in Ihrem Unternehmen nutzen.

So können Sie Wettbewerbsvorteile erschließen, Ihren Mitarbeiter*innen Arbeit abnehmen und Ihre Kund*innen durch höchste Qualität überzeugen. Nach Abschluss des Audits erhalten Sie einen ausführlichen Bericht, der die Ergebnisse Ihrer Überprüfung bereitstellt und Ihnen aufzeigt, wie weit Ihre Maßnahmen vorangeschritten sind.

Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe werden auf diese Weise im Voraus abgeklärt, was nicht nur Ihrem Zeitmanagement, sondern vor allem auch der Arbeitsmoral zugutekommt.

Überzeugen Sie sich selbst von QM-Pilot und unserer Audit Software

Ein eigener Test innerhalb Ihres Betriebes ist immer die beste Option, da Sie so das System testen und mit einem anderen Tool vergleichen können. Falls Sie Interesse daran haben, unsere Audit Software genauer kennenzulernen oder Fragen offen geblieben sind, können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen und ein Erstgespräch vereinbaren.

In diesem unverbindlichen Gespräch werfen wir gemeinsam einen Blick auf Ihre Abläufe und Prozesse und entscheiden darauf aufbauend, welche unserer Lösungen für Sie die am besten geeignete ist. Zudem können wir Hand in Hand Ihre Wünsche und Anforderungen formulieren und in unserer Planung berücksichtigen.